一件事做完,业务说客户是我谈下来的,交付说没有我把东西交出去,前面的承诺都落不了地。供应伙伴说临时出了问题,是我把资源接上的。做流程改进的人又觉得,这一批做完了,留下来的方法,以后还会继续起作用。
每个人说的,都可能有一部分道理。
可大家一旦开始讨论谁的贡献更大,话就容易从事情本身转到自己身上。各讲各的辛苦,各找各的证据,最后连讨论的是这一批交付,还是以后的长期合作,都不一定相同。
我觉得,贡献评价这件事,可以先做一轮演练。让大家面对同一组资料,换几个位置看,再把判断摆出来,看看分歧到底出在哪里。
先把理由说清楚,再讨论分量。
一、先把评价的对象放在同一个地方
这次练习,设定一个完全虚构的任务:四种工作角色协作,完成40套周转箱的交付,并记录可以继续使用的做法。
业务开发做了需求沟通;交付运营协调进度和验收;供应伙伴在常规配件延期后协调替代方案;流程改进人员整理了一份检查清单。
第一次验收,36套通过,4套需要调整。处理以后,40套全部完成最终验收。清单在收尾时有试用记录,客户也表示愿意讨论下一批。
先看到这里,你觉得哪些贡献值得优先讨论?
别急着往下判断。我们先把范围定住:本次评价只看从这批需求澄清到最终验收的协作,以及在这段时间里留下的可复用能力。客户愿意继续讨论,可以记下来;下一批尚未发生的收入,不能提前算进来。
四张角色卡是四种工作视角,没有覆盖全部利益相关者。客户自己的评价、其他人员的记录和后续使用情况,都可能还需要补充。
共同事实,四个角色都能看。角色卡只改变观察的重点,不给某个人藏一份决定结果的资料。
二、六个维度,帮我们把混在一起的东西拆开
这次先用六个维度来观察:角色、贡献、时间、责任、风险、战略价值。它们提供一组问题,没有固定权重,也不是一套已经验证过的评分算法。
角色,先看位置和任务。 做业务的要完成什么,做交付的要承担什么。职位高低、站在前台还是后台,本身都不能证明贡献大小。
贡献,要看实际做了什么、产生了什么作用。 谈需求、协调资源、处理异常、整理清单,都可以记录。40套最终完成是共同结果,要解释各方怎样支持了这个结果,不能把同一个结果拆成几份互不相关的新增成果。
时间,要分开看投入和作用。 多做了几个小时,是投入记录。一个方法能用多久,是作用期限。12小时不天然高于6小时,眼下还看不到长期结果,也不等于没有长期价值。
责任,要把约定、履行和补救分开。 谁负责验收协调,与谁造成了返工,是两个需要分别核对的问题。一个人在补救中做了很多事,不能直接证明问题是他造成的;也不能只看补救,把原来没有履行的责任略过去。
风险,要回到当时的条件。 当时可能发生什么,谁实际承担,已有怎样的补偿,都要有依据。最后没有亏损,不代表此前没有风险;费用已经结清,也不能继续写成尚未补偿的支出。
战略价值,要放回本阶段目标。 本批交付中的卡点在哪里,某项工作解决了什么,有没有替代办法。说“没有我就不行”,需要事实支持。
有些维度目前看不清,就保留看不清。资料没提供,记为待补证,不记为零贡献或零风险。
图1:同一组事实,通过不同工作视角进入六维观察,最后比较证据、理由与保留意见。
三、第一轮,先独立判断,再听别人怎么讲
建议四个人一组,每个人抽一张角色卡。人多可以同一角色分组;自己练习,也可以先选两个角色,分别写完再对照。
第一轮先不讨论。各自在工作表中写出两项值得优先讨论的贡献,列明事实编号,说明它在哪个维度有意义,还缺什么证据。
“优先讨论”,只是确定讨论顺序,不等于这个角色最后一定应该得到更多。
比如,看见“客户愿意讨论下一批”,可以判断客户关系出现了继续沟通的机会。但要写成“已经带来下一批收入”,资料就不支持了。
每个人还要补一句:站在我这个位置,最容易漏掉别人的哪项贡献?
这个问题很有用。业务可以追问交付怎样帮助兑现前端承诺;交付可以核对需求澄清是否减少了理解偏差;供应伙伴可以了解替代方案如何获得确认;流程改进人员可以追问哪些一线经验进入了清单。把协作关系一项项核对,讨论才有可能从“谁更辛苦”往前走一步。
记录也要谨慎。“业务做过两轮沟通”有材料,“两轮沟通已经减少了多少返工”目前没有材料。你可以提出后一个判断需要验证,不能顺手把它写成已经发生的效果。
四、换一次位置,看看自己的理由还站不站得住
第一轮写完,把角色卡交换一次。
这次不要求你替另一个角色争第一。请你做两件事:用对方的工作视角,解释一项你原先忽略的贡献;再检查自己原来的判断,有没有把自己的任务当成了整个项目的全部。
注意,换角色以后,事实不能跟着换。
同一份资料里,流程改进有12小时记录,交付调整有6小时记录。我们能说两类工作都有投入,但各方的完整工时、难度、费用没有统一记录,不能据此排出四方贡献大小。
清单暂时只见一次使用记录,也不能直接判定它没价值。可以确认已经形成了文件,已有一次试用;是否更省时间、以后能否继续用,仍需要观察。
把确定的写确定,把推测的写成待验证。 理由越清楚,别人越容易接着你的问题往下看。
五、把分歧分开,才知道下一步该做什么
把四个人的工作表放到一起,先别急着投票。看看争议属于哪一种。
| 分歧 | 讨论中可能出现的话 | 下一步怎样处理 |
|---|---|---|
| 事实争议 | “4套调整,都是供应的问题。” | 查原因与责任记录;材料不够,保留待证 |
| 口径差异 | “我在算客户机会,你在算本批收入。” | 统一评价对象、窗口和用词,再重看判断 |
| 阶段取舍 | “我更重视本批兑现,你更重视留下方法。” | 把各自依据和阶段理由说清,合理分歧可以保留 |
| 授权分歧 | “我们现在就定每个人拿多少。” | 核对谁有权决定什么;本练习只形成评价建议 |
四种问题,处理方式不同。缺事实就补事实,口径不同就先对齐口径。阶段取舍要讨论目标,涉及决定权就要看授权。
谁说话有气势,谁在场的人多,都不能代替这些工作。
图2:先辨别分歧,再决定补证、对齐口径、讨论取舍或核对授权;本轮纠错与以后的规则修改分开记录。
六、补证以后,看看自己愿意改什么
第一轮讨论完成,再打开补充证据包。三条新记录,分别补充调整原因、替代方案确认与费用、清单使用情况。
这一轮,每个人要回到原来的工作表,对照检查:
- 哪条事实新增了,哪条原判断需要修正?
- 哪项贡献的依据更充分了,充分到什么程度?
- 哪些问题仍没有答案,需要谁补充什么?
- 如果优先讨论的顺序没有变化,理由是否仍然成立?
改了判断,把为什么改写清楚。暂时不改,也要说明补充资料为什么不足以改变自己的取舍。
有时候,新资料只能让我们把一句话说得更准确。原先只确认一次试用,补证后确认同批已有三次使用和有限的使用反馈。至于效率提升多少、以后能产生多大价值,仍要继续看。这已经是一次有效的修正。
别为了让讨论显得圆满,最后硬凑出大家一致同意的结论。
七、最后留下三样东西
演练结束,我希望桌上留下三样东西。
第一,共同确认的事实。 发生了什么,材料在哪里,当前能确认到什么程度。
第二,有条件的评价。 哪项贡献值得重视,依据是什么,在哪个阶段、什么范围内成立。别人可以不同意,但要能沿着同一组事实讨论。
第三,待复核事项。 缺哪份记录,谁负责补,何时回看,由谁复核,什么新事实会触发重新讨论。这里的人选和日期,是练习中的安排建议,不是凭空替真实组织授权。
如果发现本轮误读了事实,就修正本轮判断。如果发现以后的评价规则需要改,就另记一条规则修改建议,写清适用范围、起始时间和确认程序。不能为了某个结果,临时换一套规则,再装作从来如此。
本次练习没有分配比例的标准答案。它也不因为大家讨论过一次,就能直接改变报酬、合同、股权或表决权。
真正值得看的是:我们有没有把事实找准,有没有看见其他人的作用,遇到新证据时能不能修正自己,还能不能把留下的分歧继续处理下去。
把一件复杂的事展开,把混在一起的判断拆开,再让每个人知道下一步怎么做。最后用一张图,把关系画明白。
繁、简、易、图,在这次练习里,就落到这些具体动作上。
练习材料与空白图
按顺序使用前四份材料,完成练习后再查看第五份评议指南。补证和参考讨论单独放置,方便先自己判断。
以上情境、角色、记录和数值均为本次编写的虚构教学材料。六维框架用于观察与讨论,练习程序和图表是本次整理设计,实际使用效果仍需在试用中检验。